Je verwerkt sneller persoonsgegevens dan je denkt
AVG voor ZZP’ers klinkt juridisch, maar begint praktisch. Een naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres of afspraaknotitie kan al een persoonsgegeven zijn. Als je klanten hebt, verwerk je dus vrijwel altijd persoonsgegevens.
Dat betekent niet dat je alles ingewikkeld moet maken. Je moet vooral weten welke gegevens je bewaart, waarom je ze bewaart, wie erbij kan en hoe je ze beschermt. Overzicht is de basis.
Beveiliging hoort bij de AVG
De AVG vraagt om passende beveiliging. In normale taal betekent dit: zet redelijke maatregelen klaar die passen bij je risico. Denk aan MFA, updates, sterke wachtwoorden, beperkte toegang en back-ups.
Voor veel ZZP’ers begint dit bij Microsoft 365, laptopbeveiliging en veilige opslag. Zet MFA aan en voorkom dat zakelijke bestanden verspreid raken over privé-apparaten en losse USB-sticks.
Datalekken zijn breder dan hacks
Een datalek is niet alleen een gehackte database. Een verkeerd verstuurde e-mail, verloren laptop, openbaar gedeelde map of gehackt account kan ook een datalek zijn. Je moet kunnen beoordelen wat er is gebeurd en welke gegevens betrokken zijn.
Daarom is cybersecurity belangrijk. Met goede toegang, logging en duidelijke afspraken kun je sneller reageren en beter inschatten of melding nodig is.
Bewaar niet alles eindeloos
Hoe minder onnodige data je bewaart, hoe kleiner je risico. Ruim oude exports, dubbele klantlijsten en verouderde bestanden op. Bewaar natuurlijk wat wettelijk nodig is, zoals administratie, maar voorkom digitale rommel.
Combineer opruimen met goede back-ups. Je wilt belangrijke gegevens veilig bewaren en kunnen herstellen, maar niet alles zonder reden voor altijd laten slingeren.
Maak afspraken met leveranciers
Gebruik je boekhoudsoftware, hosting, nieuwsbriefsoftware of een CRM? Dan werken leveranciers mogelijk met jouw klantgegevens. Controleer welke afspraken gelden en of een verwerkersovereenkomst nodig is.
Je hoeft geen jurist te worden, maar je moet wel weten waar je data staat. Een korte lijst met systemen, leveranciers en soorten gegevens helpt al enorm.
Snelle AVG-check
- ✓Weet je welke persoonsgegevens je bewaart en waarom je die nodig hebt?
- ✓Zijn klantgegevens, mailboxen en apparaten beschermd met MFA en sterke wachtwoorden?
- ✓Heb je afspraken met leveranciers die persoonsgegevens verwerken, zoals boekhouding of hosting?
- ✓Is duidelijk wie je belt en wat je doet bij verlies, diefstal of een verkeerd verzonden mail?
- ✓Verwijder je gegevens die je niet meer nodig hebt, in plaats van alles onbeperkt te bewaren?
Veelgestelde vragen
Moet elke ZZP’er aan de AVG voldoen?
Ja, zodra je persoonsgegevens verwerkt. Dat gebeurt sneller dan veel ondernemers denken, bijvoorbeeld bij klantgegevens, offertes, facturen, e-mail, afspraken of nieuwsbriefinschrijvingen. De AVG vraagt vooral dat je bewust omgaat met data, goed beveiligt en kunt uitleggen waarom je gegevens bewaart.
Is AVG alleen juridisch?
Nee. Juridische documenten helpen, maar beveiliging is minstens zo belangrijk. Denk aan MFA, updates, back-ups, toegangsrechten en veilige apparaten. Als klantgegevens uitlekken door een slecht beveiligde mailbox of laptop, heb je niet genoeg aan alleen een privacyverklaring op je website.
Heb ik een privacyverklaring nodig?
In de meeste gevallen wel. Je privacyverklaring legt uit welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze deelt. Zorg dat de tekst past bij je echte werkwijze. Een algemene voorbeeldtekst die niet klopt met je processen kan juist verwarrend zijn.
Wanneer is iets een datalek?
Een datalek is breder dan een hack. Het kan ook gaan om een laptop die kwijt is, een mail met persoonsgegevens naar de verkeerde ontvanger, een onbeveiligde online map of een oud account dat nog toegang heeft. Niet elk datalek hoeft gemeld te worden, maar je moet wel kunnen beoordelen wat er is gebeurd.
Hoe lang mag ik persoonsgegevens bewaren?
Niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Sommige gegevens moet je bewaren vanwege administratie of belastingregels, andere gegevens kun je eerder verwijderen. Maak daarom eenvoudige bewaartermijnen, bijvoorbeeld voor offertes, klantdossiers, sollicitaties en oude mailboxen.
Kan corTechs helpen met de technische kant van AVG?
Ja. We richten ons op de praktische IT-kant, zoals Microsoft 365 beveiliging, back-ups, toegangsrechten, apparaatbeheer en websitebeveiliging. Voor juridische teksten werken we niet als jurist, maar we zorgen wel dat je techniek beter aansluit op wat de AVG van je vraagt.