Overstappen van cloudaanbieder: kun je nog weg?

Stel, je krijgt maandag een mail dat je clouddienst dertig procent duurder wordt. Of je IT-partij laat weten dat ze ermee stoppen. Wat doe je dan?

De meeste ondernemers komen niet verder dan zuchten en akkoord gaan. Niet omdat ze het ermee eens zijn, maar omdat weggaan allang geen realistische optie meer is.

Overstappen van cloudaanbieder staat bij veel bedrijven op het lijstje en blijft daar ook staan. Dat blijkt uit onderzoek van de ACM onder Nederlandse energieleveranciers. Digitale autonomie staat netjes op de agenda, maar bijna niemand stapt daadwerkelijk over. De reden is pijnlijk herkenbaar: het kost te veel en het verstoort te veel.

Dat zijn bedrijven met een eigen IT-afdeling en juristen aan tafel. Als zij er niet uit komen, is het niet gek dat jij er tussen de bedrijven door ook niet aan toekomt. De ACM hoort dezelfde geluiden trouwens ver buiten de energiesector.

Voor de duidelijkheid: dit is geen pleidooi om bij Microsoft of Google weg te lopen. Microsoft 365 werkt voor de meeste MKB- en ZZP-bedrijven uitstekend. Het probleem is niet dat je afhankelijk bent. Het probleem is vastzitten zonder dat iemand daar ooit bewust voor heeft gekozen.

Het verschil tussen afhankelijk zijn en vastzitten

Afhankelijk zijn is normaal. Je bent ook afhankelijk van je bank, je boekhouder en je internetverbinding. Daar ligt niemand wakker van, want je weet wat je doet als het misgaat.

Vastzitten merk je pas op het moment dat je wilt bewegen. En dan blijkt het: niemand weet precies waar alles staat. Of je hebt zelf geen beheerdersrechten. Of je halve administratie hangt aan koppelingen die niemand durft los te trekken.

Dat moment komt zelden gelegen. Een prijsverhoging, een overname, een beheerder waar je mee uit elkaar gaat, of een functie die zonder aankondiging verdwijnt. Precies dan wil je kunnen kiezen in plaats van slikken.

Waar lock-in in de praktijk ontstaat

Lock-in klinkt als iets voor grote bedrijven. In werkelijkheid sluipt het binnen op heel gewone plekken, meestal omdat iets ooit handig was en niemand er daarna nog naar heeft gekeken.

• E-mail op een provideradres of een gratis account, in plaats van op je eigen domein.
• Bestanden die alleen in SharePoint of OneDrive staan, zonder losse kopie.
• Een beheerdersaccount op naam van een oud-medewerker of je vorige IT-partij.
• Koppelingen met je boekhouding, CRM, webshop of urenregistratie.
• Jaren aan mailhistorie die bewaard moet blijven.
• Licenties met een looptijd waar je tussentijds niet onderuit komt.

Geen van deze punten is op zichzelf fout. Bij elkaar bepalen ze of je nog kunt bewegen. Twee wegen het zwaarst: je domeinnaam en je beheerdersaccount. Wie die in handen heeft, heeft de sleutels van je bedrijf. Daar ging ons artikel over overstappen van IT-leverancier over. Dat gaat over je beheerder, dit artikel gaat over het platform zelf.

Je cloud kan ook in Europa of op kantoor staan

Bij cloud denkt bijna iedereen meteen aan Microsoft, Google of Amazon. Logisch, maar het is lang niet het hele verhaal. Er zijn drie smaken, en je hoeft er geen één van te kiezen.

Een Europese aanbieder. Voor opslag, bestandsdeling, back-up en zakelijke hosting zijn er prima Nederlandse en Europese partijen. Je data staat in een datacenter in de EU, onder Europese regels, meestal met Nederlandstalige support en een prijs die je niet ieder jaar verrast. Eerlijk is eerlijk, en dat zeggen we er maar meteen bij: voor een compleet samenwerkingspakket met mail, agenda, documenten en videobellen halen ze het niet bij Microsoft 365.

Je eigen server of NAS op kantoor. Dat klinkt ouderwets. Dat is het niet. Werk je met grote bestanden, tekeningen, montagemateriaal of camerabeelden, dan is eigen apparatuur in je netwerk vaak sneller en goedkoper dan alles over internet heen en weer trekken. Je kunt er bovendien een eigen besloten cloudomgeving op draaien, zodat je team er van buitenaf gewoon bij kan. Eén kanttekening: lokaal is niet hetzelfde als veilig. Updates, beveiliging en een back-up buiten de deur worden dan jouw verantwoordelijkheid.

Een mengvorm. Dit werkt in de praktijk het beste. Mail en samenwerken in Microsoft 365, omdat dat nu eenmaal goed werkt. Grote bestanden lokaal, omdat dat sneller is. En je back-up bij een derde partij in de EU, los van allebei. Zo spreid je het risico zonder je werkdag ingewikkeld te maken.

Dat kunnen we voor je inrichten, van een Europese hostingpartij of een eigen server tot een combinatie met je bestaande cloudomgeving. Het gaat ons niet om een merk, maar om een opzet die past bij hoe jij werkt en die je zelf weer kunt verlaten.

Een aparte back-up is je belangrijkste vorm van vrijheid

Doe je na dit artikel maar één ding, doe dan dit: zorg voor een back-up die losstaat van je clouddienst.

Veel ondernemers gaan ervan uit dat Microsoft of Google hun data wel bewaart. Dat klopt maar half. Die diensten beschermen zichzelf tegen storingen, maar beschermen jou niet tegen een verwijderde mailbox, een geblokkeerd account, ransomware of een vertrekkende medewerker die iets te grondig heeft opgeruimd. De standaard bewaartermijnen zijn korter dan de meeste mensen denken.

Een losse back-up levert je twee dingen tegelijk op. Je komt een incident door, en je kunt vertrekken zonder dat je je geschiedenis achterlaat. Dat is minder een verzekering en meer een onderhandelingspositie.

Een exitplan voor overstappen van cloudaanbieder

Nu denk je misschien aan een dik document met stroomschema's. Dat hoeft niet. Voor de meeste bedrijven past dit op één A4 en ben je er een uur mee bezig.

Schrijf op welke diensten je gebruikt en waarvoor. Zet erbij wie de eigenaar is en wie beheerdersrechten heeft. Noteer waar de data staat en hoe je die eruit krijgt. Vermeld welke software eraan gekoppeld zit. En beantwoord één vraag: wat doen we als deze dienst morgen twee dagen plat ligt of volgend jaar veertig procent duurder wordt?

Meer is het niet. Je migreert niets, je verandert niets. Je haalt alleen uit iemands hoofd wat daar nu toevallig in zit, zodat je straks een keuze hebt in plaats van een voldongen feit. Loop het één keer per jaar door, bijvoorbeeld bij het verlengen van je licenties. Neem dan meteen je cloudkosten mee, want dat is precies het moment waarop je ontdekt dat je betaalt voor accounts die al een jaar niemand meer gebruikt.

Wij helpen MKB en ZZP in Amsterdam en omgeving met cloudbeheer, back-ups, netwerken en migraties. Zonder vast contract, en we zeggen het eerlijk wanneer overstappen de moeite niet waard is.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn data zomaar uit Microsoft 365 of Google Workspace halen?

Je data exporteren kan altijd, want je blijft eigenaar. Het lastige zit in wat je overhoudt: mailboxen, gedeelde agenda's, Teams-gesprekken, rechten en versiegeschiedenis komen er niet altijd bruikbaar uit. Een export is dus iets anders dan een werkende omgeving ergens anders.

Is een Europese cloud een goed alternatief?

Voor opslag, back-up, hosting en bestandsdeling zijn Europese aanbieders vaak prima en soms voordeliger. Voor een compleet samenwerkingspakket met mail, agenda, documenten en videobellen is het aanbod minder volledig dan Microsoft 365. Een mengvorm werkt daarom in de praktijk het beste.

Is een eigen server op kantoor nog verstandig?

Soms wel. Voor grote bestanden, ontwerpsoftware, camerabeelden of een applicatie die lokaal snel moet zijn kan een eigen server of NAS prima werken. Je moet dan wel updates, beveiliging en een back-up buiten de deur regelen, want lokaal betekent niet automatisch veilig.

Wat kost overstappen van cloudaanbieder ongeveer?

Dat hangt vooral af van hoeveel er aan je omgeving vastzit: aantal gebruikers, hoeveelheid data, koppelingen met andere software en hoe lang mail moet worden bewaard. De grootste kosten zitten zelden in licenties, maar in de uren voor migratie, testen en het oplossen van wat na de overstap anders werkt.

Moet ik nu overstappen omdat digitale autonomie in het nieuws is?

Nee. Voor de meeste MKB- en ZZP-bedrijven is de huidige cloud prima en is overstappen zonder reden vooral duur. Het punt is niet weggaan, maar weten dat je zou kunnen. Zorg dat je weet waar je data staat, dat je er zelf bij kunt en dat er een losse back-up is.

Kan corTechs helpen met een EU-cloud of eigen serveromgeving?

Ja. corTechs kan je huidige cloudopzet doorlopen, een Europese hostingpartij of lokale server inrichten, een mengvorm opzetten met Microsoft 365 en een aparte back-up, en de migratie uitvoeren zonder dat je mail of bestanden kwijtraakt.